FATTURAZIONE ELETTRONICA

10 aspetti da conoscere per evitare problemi e sanzioni: risponde il Responsabile Tributario CNA Livorno Gianluca Bibolino

 

  • Da quando diviene obbligatoria la fatturazione elettronica B2B e B2C ?

La Legge di Bilancio 2018 ha sancito l’obbligatorietà della fatturazione elettronica tra soggetti privati a partire da gennaio 2019.

  • Quali sono i soggetti interessati all’obbligo di fatturazione elettronica B2B e quali gli esclusi?

L’obbligo di emissione di fattura elettronica riguarda tutti i soggetti privati con partita IVA italiana (B2B ovvero Business to business), anche verso acquirenti privi di partita IVA (B2C – persone fisiche- Business to consumer). Sono esclusi dall’obbligo di emissione di fattura elettronica i soggetti passivi che rientrano nel “regime di vantaggio”, quelli che applicano il “regime forfetario” e i medici ed i farmacisti. Anche gli esclusi potranno essere però destinatari di fatture elettroniche e dovranno essere quindi in grado di gestirle.

  • Cos’è la fattura elettronica e che differenze ci sono con la fattura di carta?

La fattura elettronica si differenzia da una fattura cartacea in generale per due aspetti:
– va necessariamente redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone

– deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il cosiddetto Sistema di Interscambio (SdI).

  • Quale è il contenuto della fattura elettronica?

I dati obbligatori da riportare nella fattura elettronica sono gli stessi previsti fino al 31.12.2018 nelle fatture cartacee, oltre all’indirizzo telematico dove il cliente vuole che venga consegnata la fattura. Per questo deve essere compilato anche il campo “codice destinatario”, fondamentale ed indispensabile per far recapitare correttamente la fattura al cliente da parte dello SdI.

Il campo potrà essere compilato con:

–   il codice di 7 cifre alfanumerico del cliente che rappresenta l’indirizzo telematico dove recapitare le fatture;
– oppure il valore “0000000” e nel campo “PEC destinatario” deve essere riportato l’indirizzo PEC comunicato dal cliente;

– oppure ancora con il solo valore “0000000” nel campo “codice destinatario” e niente altro, se il cliente è un consumatore finale oppure un contribuente in regime di vantaggio o forfait.

  • Come si predispone una fattura elettronica? Quale formato deve essere utilizzato?

Per compilare una fattura elettronica è necessario disporre di:

  • un PC ovvero di un tablet o uno smartphone;
  • un programma (software) che consenta la compilazione del file della fattura nel formato XML previsto dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018.

Il formato della fattura elettronica deve essere XML conforme all’allegato A del richiamato provvedimento, e potrà contenere allegati quali ad esempio un d.d.t. (documento di trasporto).

Attenzione, se la fattura viene predisposta ed inviata al cliente in forma diversa da quella XML ovvero con modalità diverse dal Sistema di Interscambio, tale fattura si considera non emessa, con conseguenti sanzioni, a carico del fornitore e con la impossibilità di detrazione dell’Iva a carico del cliente

  • Quali sono le modalità previste per inviare e ricevere fatture elettroniche?

Le modalità per inviare e ricevere fatture elettroniche al Sistema di Interscambio sono tre:

  1. tramite un proprio indirizzo di posta elettronica certificata (PEC). In questo caso si riceveranno via PEC anche le notifiche che il SdI produrrà e, trattandosi di documenti informatici, sarà necessario conservare digitalmente anche tutti i messaggi PEC, non solo le fatture.
  2. tramite attivazione di un proprio canale web service o un canale FTP. Sarà quindi necessario accreditarsi al SdI e attivare un lungo processo, con coinvolgimento di risorse tecniche ed economiche, e l’istituzione (o la presenza) di un sistema documentale per la gestione dei flussi in entrata e uscita. Tutti file dovranno anche essere conservati digitalmente a norma.
  3. avvalendosi di un soggetto appositamente delegato come ad esempio la CNA od un professionista, che si preoccuperà quindi di provvedere alla gestione di tutto il flusso, dalla trasmissione, passando dalla ricezione, fino alla conservazione a norma, utilizzando i canali e gli strumenti messi a disposizione da parte di un intermediario già accreditato al Sistema di Interscambio (solitamente una software house).
  • Quale servizio mette a disposizione l’Agenzia delle Entrate per compilare e/o trasmettere fatture elettroniche?

L’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione gratuitamente 3 tipi di programmi per predisporre le fatture elettroniche:

  • una procedura web, utilizzabile accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” del sito internet dell’Agenzia
  • un software scaricabile su PC (tale procedura può essere utilizzata anche senza essere connessi in rete)
    • un’App  per  tablet  e  smartphone,  denominata Fatturae scaricabile dagli store Android o Apple.
  • Dove viene inviata la fattura elettronica al Cliente finale?

Dipende dal canale di ricezione scelto dal Cliente. Se il Cliente finale ha richiesto un codice destinatario la fattura elettronica verrà veicolata nel canale che ha registrato presso il SdI; viceversa, se ha scelto di riceverle via PEC, la fattura elettronica verrà inviata all’indirizzo PEC indicato.

  • In che formato devono essere conservate digitalmente le fatture elettroniche B2B?

La fattura che deve essere conservata a norma è quella che viene veicolata attraverso il Sistema di Interscambio, quindi è il file XML; ad ogni modo, come previsto dalle regole tecniche sulla conservazione, la fattura elettronica dovrà essere resa leggibile ad occhio umano in fase di esibizione. Quindi, è obbligatorio conservare digitalmente l’XML e, qualora ne venisse richiesta la visualizzazione, sarà necessario applicare il foglio di stile per consentirne una visualizzazione semplificata. Non è pertanto il file PDF che va in conservazione, in quanto valido per la sola visualizzazione.

  • Quando si deve considerare emessa la fattura elettronica?

Per rispondere a questa domanda dobbiamo innanzitutto considerare la data di emissione. Come indicato dall’art. 21 della legge IVA, la data di emissione coincide sempre con la data indicata in fattura (vale a dire il campo “Data” della sezione “DatiGenerali”) della fattura elettronica, ed è indipendente dal momento di consegna della stessa. La data di emissione è obbligatoria in fattura, e corrisponde al momento in cui l’imposta diventa esigibile. Cosa significa tutto questo? Semplicemente che con la fattura elettronica il momento di emissione diventa palese: la fattura è da considerarsi emessa nel momento stesso in cui viene prodotto l’XML e trasmesso al Sistema di Interscambio (SdI).